Hoe maak je HR strategisch? 3 nieuwe tips.

Jaren na onze eerste blog over strategisch HR is het onderwerp nog steeds net zo actueel. HR professionals willen graag meer invloed op de strategie. Directies willen graag meer strategische input van HR. Maar toch blijft het ingewikkeld om dit ook daadwerkelijk te realiseren.

In deze blog 3 nieuwe tips voor het strategisch maken van HR.

1. Meten is weten.

Data gedreven HR is nog steeds hot. En dat heeft alles te maken met de wens om meer strategisch bezig te zijn. Uit onderzoek van de Boston Consulting Group blijkt dat HR professionals die werken met data meer invloed hebben op de strategie (1). Strategie gaat over het voorspellen van trends en scenario’s. Data wordt al decennia gebruikt in alle boardrooms om dat te doen. Alleen nog niet zo vaak als het gaat om HR. Dan blijft de discussie nog steeds vaak hangen op onderbuik gevoelens en ervaringen van individuen. Door nieuwe technologie kan ook de HR functie steeds meer profiteren van data om beslissingen te onderbouwen. Het voorspellen van verloop, verzuim, productiviteit, klanttevredenheid etc. komt steeds verder binnen handbereik. Dat vraagt van HR andere competenties en een andere manier van werken en denken.

Er wordt de laatste jaren veel geschreven over de mogelijkheden van HR analytics maar het gaat nog te vaak over mooie wetenschappelijke modellen zonder echte business impact. Het doel van HR analytics is niet wetenschappelijk, het gaat niet om de ultieme analyse. Het doel van HR analytics is om de (financiële) resultaten van de organisatie te verbeteren.

In een recent onderzoek van PWC (2) wordt een dergelijke rekensom gemaakt. Door het verloop 1% terug te dringen in een organisatie van 5.000 medewerkers met 10% jaarlijks verloop kan ca. 3,75 miljoen worden bespaard. Het zijn dit soort business cases waarmee HR professionals hun plek aan tafel kunnen veroveren.

Om de aandacht van de directie te krijgen zal HR een business case moeten maken rond thema’s die de kern van het bedrijf raken. Een van de voordelen van data gedreven HR is dat het daarmee ook mogelijk wordt om verschillende toekomst scenario’s te vergelijken. Er kan worden uitgerekend wat de financiële impact is wanneer bepaalde beslissingen wel of niet worden genomen. Hiermee raakt HR de kern en de strategie van de organisatie.

De mogelijkheden van data zijn enorm. Het is aan de ervaren HR professional de taak om te zien waar de echte kansen liggen om impact te realiseren. HR professionals die deze switch kunnen maken kunnen ook daadwerkelijk een rol als strategische business partner veroveren.

2. De basis automatiseren en uitbesteden.

Een van de belangrijkste obstakels in het strategisch maken van HR is dat HR professionals een groot gedeelte van hun tijd moeten besteden aan het ‘blussen van brandjes’. Dit soort ‘brandjes’ zijn altijd urgente problemen die snel moeten worden opgelost. Dat kan een ontslagzaak zijn, een nieuw arbeidscontract of een ziekmelding. Als je maar genoeg van dit soort urgente problemen op je bord hebt liggen kom je er nooit aan toe om eens met wat afstand naar de lange termijn strategie te kijken.

HR bestaat voor een groot gedeelte uit operationele en transactionele taken. De basis van HR is dat er genoeg medewerkers zijn om het werk te doen en dat zij volgens de afspraken worden betaald. Dat is geen hogere wiskunde maar kost veel tijd en energie om te regelen. Als er problemen in de basis ontstaan is er altijd tijdsdruk om het op te lossen.

De bijdrage van HR kan zoveel meer zijn dan dat. Welk gedrag hebben we nodig van onze mensen om onze doelen te halen? Met welk gedrag kunnen we beter concurreren? Hoe kunnen we verloop terugdringen? Hoe kunnen we de klanttevredenheid verhogen? Op dat soort onderwerpen is de toegevoegde waarde van HR enorm en kan er echt worden bijgedragen aan het resultaat. En dat zijn HR taken die je niet kan en ook niet wil outsourcen of automatiseren.

Dat is anders met de basis operationele taken van HR. Door te automatiseren en door te outsourcen kan HR zich richten op taken waar zij werkelijk het verschil mee kunnen maken. Er is een hele generatie aan nieuwe software die allerlei HR taken kan versimpelen. Verder kunnen veel taken worden uitbesteed aan gespecialiseerde leveranciers. De ontwikkelingen gaan hard. Door de standaard, steeds terugkerende, transactionele processen efficiënter uit te voeren blijft er meer ruimte over om te werken aan mens gerelateerde onderwerpen waarmee er echt verschil kan worden gemaakt.

3. De rol van de HR business partner

Deze tip hangt nauw samen met de vorige alinea. Binnen veel organisaties werken tegenwoordig HR business partners. Het idee is dat zij zich meer bezighouden met de strategie. Maar deze rol komt niet altijd even goed uit de verf.

Dit komt gedeeltelijk door een wisselwerking tussen de HR business partners, en ‘de business’. Het gebeurt nog vaak dat ‘de business’ vervalt in de oude taakverdeling, operationele taken bij HR business partners neerlegt omdat zij er zelf geen tijd, geld of energie voor over hebben en de  HR business partner blijven afrekenen op operationele taken. Op die manier krijgt de business partner niet de ruimte die nodig is om te kunnen adviseren over grotere onderwerpen. De business partner vind het op zijn beurt vaak lastig om assertief vast te houden aan zijn strategische rol en geen uitvoerende taken naar zich toe te trekken. HR business partners vinden het logischerwijs moeilijk om niet in te grijpen als er zaken in de basis fout dreigen te gaan. Waardoor ze dan toch maar weer brandjes gaan blussen. Maar soms moeten dingen eerst eens mis gaan voor er iets kan veranderen.

Wanneer een organisatie het belang van strategisch HR inziet moet het ook willen investeren in het automatiseren en outsourcen van de dagelijkse HR taken. Er moet een bereidheid zijn om HR professionals niet te blijven afrekenen op korte termijn doelen maar business partners de tijd en ruimte geven om hun waarde over een langere periode te bewijzen. Dit betekent ook dat er andere KPI’s ontwikkeld moeten worden voor deze rol. Denk aan employee engagement, quality of hire, etc. Door te sturen vanuit andere doelen en KPI’s wordt nieuw gedrag gestimuleerd en de juist metrics stimuleren de ontwikkeling van data gedreven HR.

Van HR business partners vraagt dit andere competenties. Assertiviteit. Maar ook een meer analytische houding dan vroeger. Affiniteit met nieuwe HR technologie. Maar vooral ook commercieel inzicht en vermogen. Begrijpen op welke onderwerpen HR kan zorgen voor meer centjes onderaan de streep. Het zou zomaar kunnen dat moderne HR business partners helemaal geen HR achtergrond hebben maar bij hele andere afdelingen worden geworven.

1) Creating people advantage 2014-2015. How to set up great HR functions: Connect, prioritize, impact. Boston Consulting Group (2015)

2) What’s now and what’s next in human resources technology PwC’s Human Resources Technology Survey (2017)