4 redenen waarom een beoordelingsgesprek niet werkt.

Er zijn maar weinig mensen die blij worden van een beoordelingsgesprek. Zowel managers als medewerkers zien over het algemeen niet uit naar deze jaarlijkse oefening. In de wandelgangen wordt er veel geklaagd. Wat gaat er mis?

1 keer per jaar is veel te weinig

In veel organisaties gaan manager en medewerker 1 keer per jaar met elkaar in gesprek over het functioneren en de beoordeling. Zo kan het dus gebeuren dat je als medewerker te horen krijgt dat je 8 maanden geleden iets gedaan hebt tijdens een vergadering waar jouw manager niet blij mee was. Jij bent het voorval al lang vergeten en je hebt geen idee meer waarom je er destijds voor gekozen hebt om het op die manier aan te pakken. 1 keer per jaar is veel te weinig om een nuttig gesprek te voeren. Feedback heeft pas zin als het gegeven wordt snel nadat de betreffende situatie heeft plaats gevonden. Het alternatief? Veel vaker korte 1-1 op sessies met concrete feedback om de voortgang te bespreken.

Onduidelijke verwachtingen.

Het begint allemaal met heldere, concrete verwachtingen. Medewerkers willen weten wanneer de manager tevreden is en wanneer niet. Ze willen weten wat prioriteit heeft en wat niet. Er moet een duidelijk doel zijn om naar toe te werken. Het gebeurt nog regelmatig dat medewerkers worden afgerekend op zaken waarvan ze niet wisten dat het kennelijk zo belangrijk was. Dat voelt alsof de spelregels halverwege de wedstrijd veranderd worden zonder dat je als speler op de hoogte wordt gebracht. Afgerekend worden op onverwachte zaken voelt ontzettend oneerlijk. Wanneer er sprake is van duidelijke verwachtingen komt negatieve feedback zelden als een verassing. Heldere verwachtingen zijn onmisbaar om met elkaar goed te kunnen presteren.

Vage, algemene feedback

Functioneringsgesprekken zijn vaak vaag, algemeen en weinig concreet. Iets in de trant van: ‘ja het gaat wel goed de afgelopen tijd’. Logisch dat een dergelijk gesprek niet erg veel toevoegt. Feedback geven heeft pas zin wanneer het over concreet gedrag gaat. Het is moeilijk om op basis van algemene feedback te bepalen wat je kan doen om jezelf te verbeteren. Je kan tegen iemand zeggen: ik wil dat je klantgerichter werkt. Maar wat betekent dat dan? Veel beter is om te zeggen: ik wil dat je je actiever in de wensen van onze klanten verdiept. Of nog beter: ik wil dat je meer vragen stelt in het contact met klanten.

Een papieren proces

Veel te vaak wordt er in organisaties nog gewerkt met papieren formuliertjes om over het functioneren in gesprek te gaan. Wat gebeurt er met papieren formulieren? Die verdwijnen in een la. Eeuwig zonde. Door met een online systematiek te werken wordt er waardevolle data verzameld om teams en afdelingen te vergelijken. Het wordt makkelijker om gemaakte afspraken en verwachtingen aan te passen en te monitoren. Kortom papieren formulieren voor beoordelingen kan echt niet meer anno 2014.

Volgende week gaat de Scorius blog over hoe het dan wel moet. Concrete tips over hoe het anders kan.