Agile HR. Wat is het ? plus tips om te starten

Agile werken is al jaren een van de grootste hypes in het bedrijfsleven. Overal kom je de term tegen en inmiddels ook steeds meer binnen een HR context. Maar bestaat er zoiets als Agile HR? En wat is dat dan?

Agile?

De term ‘agile’ komt uit de wereld van software ontwikkeling. Software ontwikkelen is kostbaar en programmeurs zijn van nature vooral gericht op de technisch optimale oplossing. Klanten geven veel minder om hoe iets precies werkt en zoeken vooral toegevoegde waarde en gebruiksgemak. Zo gebeurde het in het verleden regelmatig dat er lang werd gewerkt aan software die vervolgens niet werd gebruikt omdat de klant niet begreep wat hij er aan had.

Het blijft verleidelijk om veel tijd te verliezen aan het uitdenken van processen en oplossingen en pas live te gaan als iets helemaal perfect is. Maar meestal werkt een simpele en niet perfecte oplossing veel beter dan een ingewikkelde. Doordat we soms bang zijn om te falen en omdat het spannend is om feedback te krijgen wordt het echte gesprek met gebruikers vermeden. De kern van agile werken is om te luisteren naar wat de klant echt wil, zo snel mogelijk een minimale versie in gebruik te laten gaan om zo snel mogelijk feedback te verzamelen. Ook flexibiliteit in je aanpak is ontzettend belangrijk.

Agile HR

De bovenstaande problemen zijn ook herkenbaar in een HR context. Ook vanuit HR houden we soms vast aan rigide processen en protocollen waar nog maar weinig mensen de waarde van inzien. We durven pas te veranderen als we zeker denken te zijn dat we de perfecte oplossing hebben gevonden. Het is spannend om collega’s om hun eerlijke mening te vragen.

Dus ook binnen HR kan Agile werken toegevoegde waarde hebben. Met agile werken voeg je sneller meer waarde toe aan de organisatie. Er wordt minder tijd verloren aan vergaderen en je komt sneller tot de kern van een probleem. Wie wil dat nu niet?

De volgende vraag is: hoe kan je concreet met Agile HR aan de slag?

Klantgerichtheid

Zoals al beschreven is klantgerichtheid cruciaal om agile te werken. Het gaat erom te achterhalen waar een klant nu echt op zit te wachten. We kunnen ons nog wel eens verliezen in het ‘hoe’ van een oplossing en vergeten dan het ‘waarom’. Stel je zegt tegen jouw leverancier dat je van A naar B wil. Hij komt twee jaar later terug met een op maat gemaakte auto. Jij was ook al blij geweest met een fiets.  En dan had je niet twee hoeven wachten. Het klinkt als een open deur. Maar toch verliezen we ons regelmatig in complexiteit terwijl je met een ‘quick fix’ al een heel eind komt. 

In de startup wereld wordt er wel gesproken over een ‘minimal viable product’. Dit is de meest simpele versie van een product, zonder toeters of bellen, zonder extra functionaliteiten, zonder een mooi design maar met die ene functionaliteit waar het echt om draait. Als die minimale versie eenmaal wordt gewaardeerd door gebruikers kan je het daarna verder ontwikkelen en uitbreiden. In agile werken gaat het erom wat nu de kern is van het probleem zoals jouw klant dat ervaart en dat snel op te lossen. Hoe jij dingen zelf ziet doet er dan minder toe.

Hoe doe je dat als HR professional? Goed luisteren. Vragen stellen. Doorvragen. Er wordt wel gezegd dat je 3 keer de waarom vraag moet stellen voordat je in actie komt. Zorg dat je buiten komt en veel collega’s buiten HR spreekt. Luister waar ze mee zitten.  Je moet niet te snel aannemen dat je jouw klanten begrijpt. En niet direct alle obstakels benoemen maar open blijven denken. Probeer de kern van een probleem te begrijpen en houd oplossingen eenvoudig en klein.

Feedback

Een tweede punt is het belang van feedback. Om te voorkomen dat je tijd en energie steekt in processen waar jouw klant de toegevoegde waarde niet van ziet vraag je anderen actief om feedback. En wel zo snel mogelijk. Als je eenmaal een ‘minimaal product’ hebt zorg je ervoor dat je direct feedback krijgt van jouw klanten op deze oplossing. Wat werkt en wat niet? Waarom? Wat kan er beter? Wat mist er nog? En wat is overbodig?

Je kan feedback stimuleren in je eigen werk maar als HR professional kan je er ook voor zorgen dat jouw collega’s onderling meer feedback geven. Er wordt de laatste jaren veel gesproken over het moderniseren van beoordelingsprocessen. Niet 1 keer per jaar een formele beoordeling maar veel vaker feedback geven en ontvangen. Dat is in feite ook al agile werken. HR is in de positie om dit soort moderne manier van werken door te voeren in de hele organisatie.

Flexibiliteit

Een laatste onderdeel van agile werken is flexibiliteit. Blijf niet vasthouden aan in het verleden gemaakt afspraken maar sta open voor verandering. De wereld verandert snel. Wat gister belangrijk was is dat nu misschien niet meer. Pas je aanpak aan als dat beter is. Dat doe je door het doel voor te laten gaan op het proces.

Je kan de rest van de organisatie hierin ondersteunen door medewerkers meer regie over hun eigen loopbaan te geven. Meer ruimte te bieden om buiten formele taakomschrijvingen te werken als dat even beter uitkomt. Medewerkers makkelijker te laten wisselen van team en door te streven naar meer zelforganisatie en verantwoordelijkheid binnen teams.