5 tips: Hoe doe je een medewerkerstevredenheidsonderzoek?
Elke organisatie wil betrokken en gemotiveerd werknemers. Maar hoe krijg je dat voor elkaar? Bij veel organisaties wordt een medewerkerstevredenheidsonderzoek of MTO ingezet om te onderzoeken hoe betrokken en gemotiveerd het personeel is en wat er verbeterd kan worden op de werkvloer. Een dergelijk onderzoeken is een belangrijke eerste stap. Maar hoe pak je zo’n onderzoek aan? Lees verder voor 5 tips voor een effectief medewerkerstevredenheidsonderzoek.
Waarom medewerkerstevredenheid?
Iedereen wil het liefst met plezier naar zijn werk en voldaan weer naar huis. En elke organisatie wil het liefst gemotiveerd personeel. Alles gaat immers makkelijker wanneer mensen gemotiveerd zijn. Maar de impact van hoge medewerkersbetrokkenheid gaat veel verder dan alleen werkplezier. Uit onderzoek van het Amerikaanse Gallup1 blijkt dat hoge betrokkenheid van medewerkers onder andere leidt tot:
- 37 % Lager verzuim
- 65 % Lager verloop
- 10% Hogere klanttevredenheid
- 22% meer marge
- 20 % hogere productiviteit
Deze cijfers liegen er niet om. Een hoge medewerkersbetrokkenheid heeft veel impact op het succes van de organisatie. Maar hoe pak je een onderzoek naar betrokkenheid goed aan? Hieronder 5 tips voor een effectief medewerkerstevredenheidsonderzoek.
1.Denk na over het doel
Voor je begint is het belangrijk om na te gaan waarom je een onderzoek wil doen. Een medewerkersbetrokkenheidsonderzoek is natuurlijk geen doel op zich. Een onderzoek heeft alleen zin als er ook iets gebeurt met de uitkomsten. Het is belangrijk dat de juiste mensen in de organisatie achter het onderzoek staan en zich in willen zetten om de medewerkersbetrokkenheid te verhogen. Vind de directie medewerkersbetrokkenheid een belangrijk onderwerp? Waarom wel of waarom niet? Heeft het management de tijd en de wil om te werken aan het verhogen van medewerkersbetrokkenheid? Waarom wel of waarom niet? Het is belangrijk om dit soort vragen te bespreken met de beslissers in je organisatie. Als medewerkerstevredenheid niet of nauwelijks op de agenda staat heeft het weinig zin om een onderzoek te starten.
2. Vragen bepalen, zelf doen of uitbesteden?
Het meten van een onderwerp als medewerkersbetrokkenheid is een vak op zich. Ten eerste zijn er allerlei verschillende definities en begrippen zoals medewerkerstevredenheid, bevlogenheid, medewerkersbetrokkenheid, motivatie, werkplezier enzovoort. Wat wil je meten? En hoe meet je dat? Er wordt in de wetenschap veel onderzoek gedaan naar deze onderwerpen. En het meetbaar maken van dit soort psychologische begrippen en constructen is een wetenschappelijk vak. Je kan natuurlijk zelf een vragenlijst maken en hopen dat je daarmee meet wat je wil meten. Maar tenzij je psychologie gestudeerd hebt en volledig op de hoogte bent van de stand van de wetenschap is de kans groot dat een zelfgemaakte vragenlijst niet meet wat je wil meten. Het is daarom verstandiger om experts in te huren die gespecialiseerd zijn in dit onderwerp. Let er wel op dat je een partij selecteert met een wetenschappelijke achtergrond en expertise in psychologie en psychometrie. Er zijn helaas veel adviseurs met onvoldoende wetenschappelijke bagage, als je niet oplet zit je dan alsnog met een matig betrouwbaar onderzoek.
3.Communiceer over het onderzoek
Wanneer je begint met een onderzoek wil je graag dat veel van de medewerkers mee doen, je wil een hoge response rate. Een van de belangrijke factoren voor een hoge response rate is een goede communicatie rondom het onderzoek. Zorg dat iedereen in de organistie op de hoogte is van wat er gaat gebeuren. Leg vooral ook uit waarom medewerkers mee moeten doen. Stuur al het personeel een korte duidelijke mail en bespreek het onderzoek het liefst ook tijdens een of meerdere fysieke bijeenkomsten. Mensen hebben het druk. Als je wil dat medewerkers mee doen zul je de ‘what’s in it for me’ vraag duidelijk moeten beantwoorden. Hoe worden de medewerkers beter van het meedoen met het onderzoek? Waarom zouden ze er tijd voor maken?
Het antwoord op deze vraag is natuurlijk dat medewerkers willen merken dat er iets gedaan wordt met hun mening. Als de organisatie serieus omgaat met de feedback van medewerkers en daar ook echt iets mee doet dan zullen mensen graag meedoen aan een onderzoek. Ook na het onderzoek is het natuurlijk belangrijk om te blijven communiceren. Leg mensen uit wat er met het onderzoek gebeurt. Houd het simpel, overzichtelijk en concreet.
Aanvullende tips voor goede communicatie:
– Houd de communicatie kort en bondig
– Gebruik eenvoudige taal, geen vage management termen
– Houd het concreet, leg uit wat de organisatie concreet gaat doen
– Bespreek hoe de organisatie de uitkomsten gaat opvolgen
– Doe geen beloftes die je niet waar kan maken
– Een goede aanpak is om 2 positieve en 2 negatieve resultaten inclusief 2 bijbehorende concrete verbeterpunten
– Houd de toon van de communicatie enthousiast en positief
– Bedank medewerkers voor het meedoen
4. Doe iets met de uitkomsten!
Het allerbelangrijkste van een onderzoek is dat er ook iets met de uitkomsten gebeurt. Zonder opvolgingis een medewerkerstevredenheidsonderzoek zinloos. Maar het aanpakken van problemen in een organisatie is niet makkelijk. Het oppakken van verbeterpunten vraagt inzet van beslissers in de organisatie. Zorg dus dat deze mensen vanaf het begin betrokken zijn en begrijpen waarom medewerkersbetrokkenheid belangrijk is. Na het onderzoek is het belangrijk om 1 of 2 concrete punten op te pakken en verbeteracties uit te werken. Houd het simpel, overzichtelijk en concreet. Een positief en concreet geformuleerd actiepunt is makkelijker en leuker om aan te werken dan een negatief doel. Wat werkt is: we gaan medewerkers meer mogelijkheid bieden tot persoonlijke ontwikkeling door verruiming van het trainingsbudget en trainingsaanbod. Dat is een concreet en positief doel. Wat niet werkt is: we willen minder geklaag in de organisatie. Dit is een negatief en vaag doel.
Daarna is het natuurlijk zaak om 1 of 2 verbeterpunten ook daadwerkelijk uit te voeren en de medewerkers op de hoogte te houden van de uitkomsten. Geef de organisatie de tijd om deze doelen te realiseren, een organisatie kan niet in een week veranderen. En wees niet te ambitieus door te veel en te snel te willen veranderen. Beter 1 verbeterpunt makkelijk halen dan 5 verbeterpunten net niet halen.
5.Data-analyse
De laatste jaren hebben veel HR-afdelingen geïnvesteerd in data gedreven HR. HR analytics maakt het mogelijk om betrouwbare inzichten te genereren en betere beslissingen te nemen Een medewerkersonderzoek levert veel waardevolle data op. Zoals aan het begin van dit artikel werd beschreven zorgt een hogere medewerkersbetrokkenheid voor onder andere een lager verzuim, lager verloop, hogere klanttevredenheid en productiviteit. Door de data uit het medewerkerstevredenheidsonderzoek te analyseren kan precies worden bepaald hoe op deze business onderwerpen kan worden verbeterd. Ook wordt het mogelijk om verloop, verzuim en klanttevredenheid op basis van de uitkomsten van het medewerkersonderzoek te voorspellen. Zo kan bijvoorbeeld blijken dat het verbeteren van mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling met 10%, leidt tot een daling van het verloop onder technische functies van 3% wat weer leidt tot een kostenbesparing van 2 honderdduizend euro. Dit is enkel een voorbeeld, maar het mag duidelijk zijn dat de impact is van dit soort analyses enorm is. Om het maximale uit medewerkersbetrokkenheid data te halen is het wel belangrijk om frequent te meten met vaste wetenschappelijk onderbouwde vragenlijsten.
Lees hier meer over de engagement monitor van Scorius ontwikkeld voor het uitvoeren van medewerkersonderzoeken.
