Stappenplan medewerkerstevredenheidsonderzoek

Zonder betrokken medewerkers kan een organisatie nooit succesvol zijn. Om gericht te werken aan een hoge betrokkenheid onder het personeel is het belangrijk om regelmatig te onderzoeken wat er goed gaat en wat er beter kan. Een goed medewerkerstevredenheidsonderzoek helpt daarbij.

Een effectief medewerkerstevredenheidsonderzoek vraagt om een goede voorbereiding en een heldere planning. Wanneer een medewerkerstevredenheidsonderzoek goed wordt uitgevoerd en er geen belangrijke stappen worden overgeslagen heeft het onderzoek veel meer impact. Een goed onderzoek geeft inzicht in de betrokkenheid van medewerkers en geeft richting voor concrete verbeterpunten.

Fase 1: Voorbereiding

Doel van de voorbereiding:

Een duidelijke doelstelling voor het onderzoek
Een onderzoek dat aansluit op de (HR) strategie
Een valide, betrouwbare en relevante vragenset
Alle betrokkenen zijn op de hoogte van het onderzoek en er is draagvlak voor het onderzoek

Algemene tips:

Een goede voorbereiding is het halve werk. De belangrijkste stappen in deze fase zijn om ervoor te zorgen dat het onderzoek aansluit bij waar de organisatie staat en wat de doelstellingen zijn. Probeer ervoor te zorgen dat de belangrijkste betrokkenen zoals HR, management en OR achter het onderzoek staan en er actief mee aan de slag willen gaan.

Het is belangrijk om het onderzoek te laten aansluiten bij de (HR) strategie van de organisatie. Er kunnen bijvoorbeeld vragen worden gesteld over de werksfeer, de teamdynamiek of de cultuur. Hoe kijken de medewerkers aan tegen hun collega’s, hun leidinggevende of hun werkzaamheden? Maar er kunnen ook vragen worden gesteld over bijvoorbeeld een organisatieverandering.

Het draagvlak van het onderzoek wordt groter als duidelijk is waarom het onderzoek wordt gehouden en als het onderzoek onderwerpen meet die niet alleen relevant zijn voor het management maar ook voor de medewerkers. Alleen wanneer het onderzoek aansluit bij wat er leeft zal het onderzoek ook ‘tot leven’ komen.
Nadenken over het doel van het onderzoek en aansluiting zoeken bij de (HR) strategie zijn belangrijk bij de voorbereiding en kunnen je op weg helpen naar een geslaagd onderzoek. Neem daarom de tijd voor deze fase. Betrek alle belangrijke belanghebbenden en denk samen na over wat jullie willen bereiken.

Fase 2: Communicatie

Doel van de communicatie:

Al het personeel op de hoogte stellen van het onderzoek
Medewerkers enthousiast maken voor het onderzoek (‘what’s in it for me?’)

Algemene tips:

Een medewerkerstevredenheidsonderzoek heeft alleen zin als er voldoende medewerkers mee willen doen. Dit bereik je onder andere met heldere, korte en enthousiasmerende communicatie. Er zijn twee zaken belangrijk. Medewerkers willen antwoord op het praktische gedeelte, wanneer is het onderzoek, hoe lang duurt het etc. Hiermee zorg je dat de verwachtingen die medewerkers hebben bij het onderzoek van tevoren duidelijk zijn. Daarnaast wil je ook dat de medewerkers zin krijgen om mee te doen aan het onderzoek. Dit bereik je door de ‘whats in it for me?’ vraag goed te beantwoorden. Hoe worden medewerkers er beter van als ze meedoen? Benoem bijvoorbeeld bij aanvang al op welke manier het onderzoek gebruikt gaat worden voor verbeteracties. Gebruik een positieve luchtige toon. Vraag de communicatie of marketingafdeling eventueel om hulp.

Fase 3: Uitzetten meting

Doel van het uitzetten van de meting:

Iedereen ontvangt de vragenlijst op het afgesproken moment
De antwoorden op de vragenlijst worden correct opgeslagen en verwerkt

Algemene tips:

Het uitzetten van een meting is een nauwkeurig werkje. Het vraagt om oog voor detail en foutloos werken. Meestal wordt er een uitdraai gemaakt uit het personeelsadministratiesysteem voor de gegevens van alle medewerkers. Het is slim om in deze fase al aanvullende data mee te nemen zoals functiegroep, team, afdeling etc. Het is ontzettend belangrijk dat er geen fouten zitten in de uitdraai want fouten leiden tot onbetrouwbare conclusies in het onderzoek. Meestal krijgen de medewerkers die na 1 of 2 weken nog niet hebben gereageerd een reminder met het verzoek om alsnog mee te doen. Als de response nog niet voldoende is dan kan dit nog 1 of 2 keer herhaald worden. Daarna sluit de meting en is het onderzoek afgerond.

Fase 4: Uitkomsten analyseren

Doel van het analyseren van de uitkomsten:

Betrouwbare inzichten
Samenvatting van belangrijkste opvallende zaken
Interpretatie van de uitkomsten en vertaling naar verbeterpunten

Algemene tips:

Een goede analyse maken is niet makkelijk. Daarnaast is het ook bepalend of er een online dashboard beschikbaar is met alle uitkomsten waar management en HR zelf bij kan of dat er alleen een papieren rapport wordt gemaakt. Het is belangrijk om de uitkomsten relevant te maken voor alle betrokkenen. De directie is geïnteresseerd in totaalscores en de afdelingen die afwijken van het gemiddelde. Managers zijn vooral geïnteresseerd in hun eigen team. Probeer collega’s niet te overspoelen met informatie. Probeer de uitkomsten terug te brengen tot een top 3 of top 5 met meest opvallende zaken. Plaatst de uitkomsten in een context en leg de link met de doelstellingen die in de voorbereiding zijn geformuleerd. Maak een aantal concrete aanbevelingen. Door niet alleen informatie terug te koppelen maar door deze informatie te vertalen naar inzichten en actiepunten vang je de interesse van je collega’s.

Fase 5: Uitkomsten vertalen naar actie

Doel van het vertalen van de uitkomsten naar actie:

haalbare, concrete verbeterpunten opstellen
De uitkomsten van het onderzoek delen met de organisatie
Resultaten van het onderzoek zichtbaar maken voor medewerkers

Algemene tips:

Het is verleidelijk om de uitkomsten van een medewerkerstevredenheidsonderzoek voor kennisgeving aan te nemen en daarna weer door te gaan met je dagelijkse werk. Het is niet makkelijk om daadwerkelijk zaken aan te pakken en te verbeteren. Vooral als er op bepaalde onderwerpen niet hoog wordt gescoord zal niet iedereen zin hebben om met de uitkomsten aan de slag te gaan. Maar als dit niet gebeurt voelen medewerkers zich niet serieus genomen. Daarom is het zo belangrijk om managers te helpen bij het vertalen van de uitkomsten van het onderzoek naar concrete verbeterpunten. Het is daarbij belangrijk om niet teveel tegelijk te willen verbeteren, stel scherpe prioriteiten. Leg de lat ook niet te hoog maar bedenk haalbare, realistische verbeterpunten. Maak de verbeterpunten ook zo concreet en specifiek mogelijk.

Uit het onderzoek blijkt bijvoorbeeld dat er relatief laag gescoord wordt op ontwikkelmogelijkheden. Een concrete doelstelling is bijvoorbeeld om deze score van een 6,3 naar een 7 te verhogen binnen een jaar. Om dit te realiseren worden er voor specifieke functiegroepen nieuwe trainingsmogelijkheden ingekocht en de doelstelling is om deze trainingen minimaal elk kwartaal actief onder de aandacht te brengen. Het verbeterpunt is hiermee specifiek, concreet en meetbaar. Stel doelen met elkaar en leg van tevoren vaste evaluatiemomenten vast.

Fase 6, optioneel: Pulse surveys of frequent meten

Doel van frequent meten

Trends in uitkomsten ontdekken en begrijpen
Constant luisteren naar de werkvloer
Meten of verbeteracties leiden tot het gewenste resultaat

Algemene tips:

Een keer per jaar een medewerkerstevredenheidsonderzoek is eigenlijk niet meer van deze tijd. Het is veel slimmer om frequent een korte vragenlijst uit te zetten. Hiermee laat je zien dat de organisatie het belangrijk vindt om te weten wat er speelt op de werkvloer. Door vaker te meten is het onderzoek niet een momentopname maar worden trends inzichtelijk. En er wordt doorlopend gemeten of de verbeteracties in de praktijk ook leiden tot het gewenste resultaat.

Scorius beschikt over de software voor het snel en makkelijk uitzetten van pulse metingen inclusief dashboard met de uitkomsten. Meer weten? Lees hier meer.

Deel dit verhaal: