Talent Analytics
Talent analytics genereren
tot 30% meer
aandeelhouderswaarde
Wat levert data gedreven HR op? download de whitepaper

Privacy en Talent analytics: 4 punten om op te letten.

Steeds meer organisaties werken met Talent analytics en data gedreven HR. Door data te analyseren kunnen HR afdelingen gericht investeren en beslissingen over mensen beter onderbouwen. Er kan bijvoorbeeld worden onderzocht welke competenties tot een verhoogde klanttevredenheid leiden. Of er kan worden gekeken of een management development traject ook daadwerkelijk leidt tot een gedragsverandering.

Organisaties die werken met data gedreven HR krijgen vroeg of laat te maken met vragen rondom privacy. Met alle toenemende technische mogelijkheden is het logisch dat organisaties en medewerkers zich afvragen of hun data veilig is en integer wordt beheerd.

Zorgen rondom privacy maken ook dat veel HR professionals twijfelen of ze wel met dit onderwerp aan de slag moeten te gaan. Dat is zonde. Door goed over privacy na te denken en slim te werken, hoeven privacy vragen geen belemmering te zijn.

Wat zijn de belangrijkste punten om op te letten?

 

1. Transparantie, doelstellingen formuleren en toestemming vragen

Iedere organisatie die bezig is met data analyse is gebonden aan de privacy wetgeving. In deze wet staat duidelijk omschreven hoe men met dataverzameling en -bewerking dient om te gaan. Een van de belangrijkste punten uit de wet is dat data alleen geanalyseerd mag worden voor het doeleinde waarmee het ook verzameld is. Data van medewerkers mag pas worden geanalyseerd wanneer zij daar expliciet en vrijwillig toestemming voor geven. Een werkgever mag zijn machtspositie richting medewerkers niet misbruiken om toestemming af te dwingen. Medewerkers moeten ook begrijpen waar zij mee akkoord gaan. Een lange disclaimer vol onbegrijpelijke taal volstaat niet.

Dit betekent dat wanneer je medewerkers vraagt om hun gegevens te delen, je duidelijk moet uitleggen met welk doel die informatie wordt verzameld. Het is belangrijk om hier volledig open en transparant over te zijn. Voer geen geheime agenda maar leg aan iedereen uit wat je plannen zijn. Niet alleen organisaties maar ook medewerkers kunnen veel baat hebben bij data analyse. Er kan gericht gewerkt worden aan een optimale werkomgeving en werknemers kunnen werk doen dat goed bij ze past. Het helpt om uit te leggen welk voordeel medewerkers zelf hebben bij het delen van gegevens. Wanneer je open en transparant te werk gaat en een duidelijk doel formuleert, zullen veel werknemers er minder moeite mee hebben om een gedeelte van hun gegevens te delen.

Het is niet mogelijk om met terugwerkende kracht, in het verleden verzamelde data, alsnog te gebruiken voor een nieuwe analyse. Alle data die buiten de gecommuniceerde doelstellingen zijn verzameld, mogen niet worden gebruikt.

Wanneer er in het verleden bijvoorbeeld assessments zijn ingezet maar er is de deelnemers niet expliciet uitgelegd dat hun data in de toekomst ook voor andere vragen geanalyseerd kan worden, dan is het niet verstandig om deze data te mee te nemen. Het is dus goed mogelijk dat veel historische data niet voor analyse in aanmerking komt.

De wereld verandert snel. Hoe kan je nu al weten welke analyses je over vijf of tien jaar wil doen? Het loont om goed na te denken over wat je wil bereiken met analytics voordat je aan de slag gaat. Formuleer heldere doelen voordat je start en communiceer open over je motieven. Denk niet alleen na over korte termijn doelen maar probeer ook te bedenken waar de organisatie over vijf of tien jaar staat en welke HR vragen er dan zouden kunnen spelen.

 

2. Anonimiseren en aggregeren

Er is een duidelijk doemscenario wanneer het gaat over het verzamelen van persoonlijke data. Het mag nooit gebeuren dat gevoelige data terecht komt bij de verkeerde mensen. Wanneer een medewerkerstevredenheidsonderzoek anoniem wordt ingevuld, mag het niet zo zijn dat iemands individuele antwoorden toch tegen hem worden gebruikt door zijn manager.

Dit probleem is te voorkomen door data te anonimiseren en door nooit op individueel niveau te analyseren maar alleen op groepsniveau. Technisch gezien is het mogelijk om data volledig te anonimiseren door de link tussen e-mailadressen of namen en datasets te verbreken. Dit kan door te werken met tokens of andere unieke codes in plaats van namen of e-mailadressen. Welke code bij welk individu hoort is niet relevant voor de analyse. Het helpt ook om data alleen op groepsniveau te analyseren. Er wordt dan alleen gekeken naar groepen mensen met dezelfde eigenschappen zoals een bepaalde functie of afdeling. Wanneer data niet is te herleiden naar een persoon kan de data nooit tegen die persoon gebruikt worden. Ook is de data minder waardevol voor derden omdat niet terug te vinden is over wie het gaat.

Wanneer je data volledig anoniem opslaat en alleen op geaggregeerd niveau analyseert is de kans  groter dat medewerkers ermee in stemmen dat hun data gebruikt wordt.

 

3. IT en security

Een punt dat aansluit bij de vorige alinea is de manier waarop data wordt beveiligd. Mensen zijn terecht bang dat hackers er vandoor gaan met de data die ze in vertrouwen hebben gedeeld. Het is nooit volledig uit te sluiten dat er wordt ingebroken in een database. De manier waarop een database beveiligd wordt, is daarom belangrijk. Er is technisch gezien heel veel mogelijk. Firewalls maken het moeilijk voor hackers. Een database kan volledig worden geëncrypt zodat de data zonder de juiste sleutel niet is te lezen. De ontwikkelingen op dit vlak gaan snel. Het is daarom belangrijk om te werken met een partij met de juiste technische expertise. Wanneer een samenwerkingspartner het ontwikkelen en beheren van de database uitbesteedt is dat een serieus risico.

 

4. Zelf doen of uitbesteden

Een laatste belangrijke overweging is of je als organisatie data helemaal zelf gaat verzamelen en analyseren of dat je een gedeelte van de werkzaamheden gaat uitbesteden. HR werkt met data over mensen en dat ligt gevoelig. Om een voorbeeld te noemen: als er data wordt verzameld over medewerkerstevredenheid zullen medewerkers zich altijd zorgen maken of de data wel echt anoniem wordt opgeslagen, of de uitkomsten niet tegen ze wordt gebruikt en of ook de negatieve uitkomsten wel helemaal eerlijk worden meegenomen. Het heeft voordelen om data verzameling en analyse te laten doen door een onafhankelijke partij die er geen belang bij heeft om zaken mooier te maken dan ze zijn en die niet persoonlijk betrokken is bij de politieke dynamiek in een organisatie. Het wekt vertrouwen richting de medewerkers om een gedeelte van het werk uit te besteden. Wanneer je teveel zelf doet geeft dat toch altijd de indruk van een ‘slager die zijn eigen vlees keurt’

 

Deel dit verhaal:
David Verhagen
David Verhagen
25 maart 2016
Whitepaper Talent analytics wat levert het op?
Download whitepaper
Gerelateerde artikelen
Op de hoogte blijven?
Nieuwsbrief
  • "Met Scorius kunnen we veel actiever sturen op medewerkersbetrokkenheid en weten we precies aan welke knoppen we kunnen draaien"
    Lajos Walbeek
    HR directeur BAM Bouw en Vastgoed
  • "Scorius loopt voorop in Talent Analytics"
    Rick van de Water
    Assessment & Development specialist YoungCapital"
  • "De adviseurs van Scorius hebben een grondige expertise in organisatiepsychologie."
    Joris Kleintjens
    Algemeen directeur Lexima
  • “Eindelijk makkelijk te gebruiken software die prestatie en talent ontwikkeling effectief ondersteunt.”
    Ernst Jan Reitsma
    Partner Rijnconsult
Blijf op de hoogte met onze nieuwsbrief
nieuwsbrief